Cách Giảm Dung Lượng Gmail

Cách giảm dung lượng Gmail hiệu quả là tìm và xóa đúng những thư chiếm chỗ nhiều nhất — thư có tệp đính kèm lớn, thư quảng cáo tích tụ nhiều năm, thùng rác và thư mục Spam — thay vì xóa từng thư một. Chỉ với vài lệnh tìm kiếm có sẵn trong Gmail, bạn có thể lấy lại vài GB trong 15–20 phút. Bài này hướng dẫn trên máy tính, kèm cách kiểm tra phần dung lượng bị Google Drive và Google Photos chiếm.

Hiểu đúng: dung lượng Gmail dùng chung với Drive và Photos

Một sai lầm dễ gặp là chỉ dọn hộp thư rồi thắc mắc vì sao vẫn báo đầy. Tài khoản Google miễn phí có 15 GB dùng chung cho cả Gmail, Google Drive và Google Photos. Khi bộ nhớ đầy, bạn sẽ không nhận được thư mới, người gửi nhận thông báo lỗi trả về.

Trước khi dọn, hãy mở trang quản lý bộ nhớ Google One để xem phần nào chiếm nhiều nhất. Nếu Photos chiếm phần lớn, dọn Gmail sẽ không giải quyết được gốc vấn đề.

Bước 1: Tìm thư có dung lượng lớn để xóa

Đây là cách lấy lại dung lượng nhanh nhất, vì vài chục thư có video hoặc file thiết kế có thể nặng hơn hàng nghìn thư văn bản.

1. Trên thanh tìm kiếm Gmail, gõ larger:10M rồi nhấn Enter. Gmail sẽ hiện tất cả thư lớn hơn 10 MB.
2. Có thể đổi con số cho phù hợp, ví dụ larger:5M hoặc larger:20M.
3. Mở lướt qua, tải về máy những tệp còn cần giữ, sau đó đánh dấu các thư không cần và bấm biểu tượng thùng rác.

Bước 2: Lọc theo loại tệp đính kèm

Nếu bạn biết mình hay nhận loại file nào (video, file nén, PDF scan), hãy lọc theo đuôi tệp:

• filename:mp4 — thư có video MP4.
• filename:zip hoặc filename:rar — thư có file nén.
• filename:pdf — thư có tệp PDF.
• has:attachment older_than:2y — thư có tệp đính kèm cũ hơn 2 năm.

Gmail không cho xóa riêng tệp đính kèm mà giữ lại nội dung thư. Nếu cần giữ nội dung, hãy chuyển tiếp thư cho chính mình không kèm tệp hoặc lưu thư dạng PDF trước khi xóa.

Bước 3: Dọn thư quảng cáo và mạng xã hội

Thư quảng cáo nhỏ nhưng số lượng lớn. Hai thao tác hữu ích:

1. Bấm vào tab Quảng cáo (Promotions) hoặc gõ category:promotions older_than:6m. Bấm ô chọn tất cả, rồi chọn dòng “Chọn tất cả cuộc hội thoại khớp với tìm kiếm này” để xóa toàn bộ, không chỉ trang đầu.
2. Làm tương tự với category:social cho thông báo mạng xã hội.
3. Mở một thư quảng cáo bạn không còn muốn nhận, bấm Hủy đăng ký (Unsubscribe) cạnh tên người gửi để thư mới không tiếp tục chất đống.

Bước 4: Xóa thư cũ đã đọc

Gõ older_than:1y is:read để xem thư đã đọc cũ hơn 1 năm. Ký hiệu thời gian có thể dùng: d (ngày), m (tháng), y (năm). Với hộp thư công việc, nên kết hợp thêm điều kiện người gửi, ví dụ from:thongbao@… older_than:1y, để không xóa nhầm thư hợp đồng, hóa đơn.

Bước 5: Làm trống Thùng rác và Spam

Thư đã xóa vẫn nằm trong Thùng rác và vẫn chiếm dung lượng cho đến khi bị xóa hẳn.

1. Gõ in:trash, bấm Dọn sạch thùng rác ngay.
2. Gõ in:spam, bấm Xóa tất cả thư rác ngay bây giờ.

Nếu không dọn tay, Gmail tự xóa vĩnh viễn thư trong hai mục này sau khoảng 30 ngày.

Giữ hộp thư gọn lâu dài

• Tạo bộ lọc (biểu tượng tùy chọn tìm kiếm > Tạo bộ lọc) để tự động lưu trữ hoặc xóa thư từ những người gửi quảng cáo.
• Gửi file lớn bằng đường link Google Drive thay vì đính kèm trực tiếp.
• Định kỳ 3 tháng chạy lại lệnh larger:10M một lần.
• Nếu cần lưu trữ nhiều cho công việc, cân nhắc nâng gói Google One hoặc dùng Google Workspace cho doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Đã xóa rất nhiều thư mà dung lượng chưa giảm?

Thư còn nằm trong Thùng rác. Ngoài ra Google cần vài giờ đến một ngày để cập nhật số liệu dung lượng.

Lỡ xóa nhầm thư quan trọng có lấy lại được không?

Được, nếu thư còn trong Thùng rác (khoảng 30 ngày). Mở in:trash, chọn thư và bấm Di chuyển tới > Hộp thư đến. Đã dọn sạch Thùng rác thì không khôi phục được.

Lưu trữ (Archive) thư có giảm dung lượng không?

Không. Lưu trữ chỉ ẩn thư khỏi Hộp thư đến, thư vẫn chiếm bộ nhớ.

Máy tính mở Gmail rất chậm có phải do đầy dung lượng?

Thường không. Gmail chậm trên máy tính hay do trình duyệt nhiều tiện ích, máy thiếu RAM hoặc ổ cứng yếu. Kỹ thuật viên Service24h có thể kiểm tra và tối ưu máy từ xa hoặc đến tận nơi theo lịch hẹn tại TP.HCM.

Gửi nhu cầu hoặc hình ảnh thiết bị qua Zalo/Hotline 0911 287 898 — Service24h tư vấn và báo giá phù hợp.