Xóa Ghi Chú Trong Word

Tính năng comment (ghi chú) trong Microsoft Word là rất hữu ích để ghi chú nội dung nào đó cần chú ý, cần sửa hoặc cung cấp thông tin bổ sung cho người khác đang đọc tài liệu của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích khi người dùng làm việc nhóm, tuy nhiên sau khi tài liệu Word đã hoàn chỉnh và không còn cần những ghi chú đó thì chúng ta nên xóa chúng.

Việc xóa comment trong Word cũng rất cần thiết, vì để tạo ra một bản hoàn chỉnh cuối cùng sau khi chỉnh sửa, cũng như để chia sẻ cho người khác mà không có các comment đính kèm. Trong bài viết này, FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn cách xóa Comment trong Word một cách nhanh gọn và tối ưu, phù hợp với mọi phiên bản.

Tính năng Comment (nhận xét) trong Word là gì?

Tính năng Comment trong Microsoft Word là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quá trình soạn thảo và biên tập tài liệu, đặc biệt là khi làm việc nhóm hoặc khi cần phản hồi và đề xuất chỉnh sửa từ nhiều nguồn khác nhau. Họ có thể ghi rõ về những thay đổi cụ thể mà họ muốn thực hiện hoặc đưa ra các gợi ý để tài liệu trở nên tốt hơn.

Comment thường đi kèm với tên người dùng, thời gian và chú thích. Điều này giúp dễ dàng xác định nguồn gốc của phản hồi và quản lý các đề xuất từ nhiều người. Comment cũng cho phép người dùng tập trung vào từng khía cạnh cụ thể của tài liệu mà họ quan tâm, giúp tăng tính hiệu quả và chất lượng công việc biên tập. Khi đã xử lý xong các nhận xét này, người dùng sẽ tìm cách xóa Comment trong Word để tài liệu trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.

Tại sao phải xóa comment trong Word?

Comment trong Word là một tính năng hữu ích, nhưng đôi khi bạn có thể cần xóa comment trong Word vì một số lý do phổ biến sau:

• Tạo tài liệu chuyên nghiệp hơn: Xóa comment trong Word có thể làm cho tài liệu trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Comment có thể làm cho tài liệu trông lộn xộn và khó đọc.
• Bảo vệ thông tin nhạy cảm: Comment có thể chứa thông tin cá nhân hoặc các bí mật kinh doanh quan trọng. Xóa comment trong Word đảm bảo rằng những thông tin nhạy cảm này không được tiết lộ hoặc truy cập một cách không đáng tin cậy.
• Quản lý tài liệu dễ dàng hơn: Comment trong Word có thể tích tụ theo thời gian và khiến tài liệu trở nên khó quản lý. Bằng cách xóa comment trong Word không cần thiết, bạn có thể làm cho tài liệu trở nên dễ dàng hơn để theo dõi và chỉnh sửa.

Trước khi xóa comment trong word, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét kỹ và lưu lại các thông tin quan trọng. Điều này đảm bảo rằng bạn không mất đi bất kỳ thông tin quan trọng nào đã ghi chú và có thể tiếp tục làm việc một cách an toàn và hiệu quả.

Comment trong Word trông như thế nào?

Hình ảnh dưới đây là ví dụ về cách một comment sau khi chèn vào tài liệu có thể xuất hiện trong Microsoft Word.

Trong một số trường hợp, nếu chủ nhân của comment sau khi ghi chú và để tài liệu bớt lộn xộn, họ có thể ẩn comment đó đi. Lúc này tài liệu Word được chèn ghi chú bạn sẽ thấy xuất hiện các biểu tượng như hình dưới đây.

Để xem nội dung của ghi chú đó, bạn chỉ cần kích chuột trái vào biểu tượng ghi chú và ngay lập tức ghi chú đó sẽ hiển thị để bạn biết.

4 cách xóa Comment trong Word 2010, 2013, 2016,…

Cách xóa comment trong Word có thể thay đổi tùy theo phiên bản cụ thể của Microsoft Word. Tuy nhiên, 4 cách xóa comment trong Word dưới đây được đánh giá là đơn giản, nhanh gọn nhất có thể áp dụng cho hầu hết các phiên bản người dùng trên máy tính.

Cách 1: Xóa Comment trong Word trực tiếp

Với những tài liệu Word có ít nội dung comment, bạn có thể sử dụng giải pháp thủ công để xóa comment trong Word trực tiếp. Cách này tương đối đơn giản, thực hiện rất nhanh thông qua menu chuột phải. Để xóa comment trong Word riêng lẻ, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu file docs.

Bước 2: Tìm đến vị trí ghi chú bạn muốn xóa comment trong Word, sau đó kích chuột phải vào comment đó, sau đó chọn Delete Comment.

Bước 3: Lặp lại bước trên để xóa comment trong Word với các comment khác mà bạn muốn xóa khỏi tài liệu Word của mình.

Trong trường hợp comment trong Word đã bị người khác ẩn đi, để xóa các comment ẩn này bạn thực hiện theo các bước dưới đây để xóa comment trong Word.

Bước 1: Mở tài liệu Word trên máy tính cần xóa comment.

Bước 2: Trên thanh công cụ ribbon, bạn chọn thẻ Review. Sau đó kích nút Show Comments thuộc nhóm tính năng Comments để hiển thị tất cả các comment trong tài liệu.

Bước 3: Kích chuột phải vào comment muốn xóa (hoặc từ/cụm từ được comment), từ menu xổ xuống chọn tùy chọn Delete hoặc có thể kích nút Delete trên thanh ribbon để xóa comment trong Word.

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng phím Delete hoặc Backspace để xóa comment trong Word được chọn. Lưu ý rằng các bước và tên các tùy chọn có thể thay đổi tùy thuộc vào phiên bản cụ thể của Microsoft Word mà bạn đang sử dụng.

Cách 2: Xoá Comment trong Word bằng tab Review

Bước 1: Mở tài liệu Word chứa Comment.

Bước 2: Truy cập vào tab Review ở thanh công cụ.

Bước 3: Bạn sẽ thấy 2 biểu tượng Accept và Reject. Khi bạn đưa con trỏ chuột vào tab Reject, bạn sẽ xoá được các comment một cách lần lượt.

Cách 3: Cách xóa comment trong Word toàn bộ

Cách xóa comment trong Word theo phương pháp ở trên chỉ phù hợp khi tài liệu Word có ít các comment, tuy nhiên nếu có rất nhiều comment trong tài liệu và bạn muốn xóa comment trong Word toàn bộ. Vậy thì hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trong thanh công cụ Word, nhấp vào tab Review.

Bước 2: Trong phần comments, nhấp vào biểu tượng Delete Comment và chọn Delete All Comments in Document.

Bằng cách thực hiện theo các bước trên, bạn có thể xóa comment trong Word tất cả chỉ với vài cú kích chuột. Một lần nữa hãy chắc chắn kiểm tra lại tài liệu trước khi xóa comment trong Word để đảm bảo rằng bạn không mất bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Cách 4: Cách xóa comment trong Word bằng mã VBA

Có một cách dễ dàng khác để xóa comment trong Word tất cả, đó là thông qua mã VBA (Visual Basic For Applications). Cách thực hiện như sau.

Bước 1: Mở tài liệu cần xóa comment trong Word tất cả trên máy tính.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt-F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Application.

Bước 3: Trong cửa sổ mới hiển thị, truy cập menu Module > Insert, sau đó sao chép và dán mã VBA dưới đây vào cửa sổ modul ở khung bên phải.

Mã VBA để xóa comment trong Word tất cả

Bước 4: Cuối cùng kích nút Run (nút có biểu tượng nút Play) để áp dụng VBA hoặc nhấn phím F5 để thực thi lệnh xóa comment trong Word.

Cách ẩn ghi chú trong Word

Trong một số trường hợp, bạn không muốn xóa comment trong Word mà chỉ đơn giản là ẩn các ghi chú đó đi để cho tài liệu Word trở nên gọn gàng. Điều này hoàn toàn có thể thực hiện một cách dễ dàng theo các bước sau.

Bước 1: Mở tài liệu Word có ghi chú cần ẩn.

Bước 2: Chuyển sang tab Review từ thanh công cụ ribbon.

Bước 3: Chú ý nhóm tính năng Comments, tùy chọn Show Comments được tô sáng và bạn có thể xem tất cả các ghi chú hiện có trong tài liệu. Bạn có thể kích vào nút Show Comments để bỏ chọn tùy chọn này. Sau đó, tất cả các ghi chú trong tài liệu Word sẽ biến mất ở phía bên phải của tài liệu. Thay vào đó, bạn chỉ còn thấy các biểu tượng ghi chú trong tài liệu Word.

Nhưng khi bạn kích chuột vào biểu tượng ghi chú này, Word sẽ hiển thị nguyên nội dung của ghi chú đó để bạn có thể xem chi tiết và dễ dàng hơn. Hoặc nếu muốn cũng có thể xóa comment trong Word từ đây theo một trong hai cách trên.

Các lưu ý khi xóa comment trong Word

Khi bạn xóa Comment trong Microsoft Word, có một số lưu ý quan trọng bạn nên cân nhắc như:

• Kiểm tra kỹ trước khi xóa: Lưu ý rằng việc xóa Comment là một quá trình không thể hoàn nguyên. Trước khi xóa, hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra tài liệu kỹ càng, đặc biệt là khi sử dụng tính năng Delete All Comments in Document (Xóa tất cả Comment trong tài liệu).
• Sao lưu trước khi xóa: Trước khi xóa bất kỳ Comment nào, nên sao lưu tài liệu của bạn. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn có thể phục hồi các Comment hoặc thông tin nào đó nếu bạn vô tình xóa chúng. Sử dụng phím tắt Ctrl + S (hoặc Command + S trên Mac) hoặc nhấp vào biểu tượng lưu.
• Lưu trữ Comment: Bên cạnh việc sao lưu tài liệu, nếu bạn cảm thấy Comment có giá trị và muốn lưu giữ Comment đó cho tương lai, bạn có thể sao chép nội dung của Comment và dán vào một nơi khác trong tài liệu hoặc sao lưu vào một tài liệu khác để có thể truy cập sau này.
• Kỹ thuật xoá Comment: Tránh xóa Comment bằng cách cắt và dán hoặc xóa nội dung trực tiếp bằng lệnh Backspace hoặc Delete trên bàn phím, vì điều này có thể gây mất mát thông tin hoặc tạo ra vấn đề về định dạng tài liệu.
• Sử Dụng Track Changes (Theo dõi thay đổi): Nếu bạn muốn giữ lại lịch sử của các Comment và chỉnh sửa trong tài liệu, hãy sử dụng tính năng Track Changes. Tính năng này sẽ theo dõi tất cả các thay đổi và Comment mà bạn đã thêm hoặc xóa.

Tạm kết

Trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp hướng dẫn chi tiết và cùng thảo luận về 3 cách xóa Comment trong Word một cách tối ưu trên mọi phiên bản người dùng. Hy vọng rằng với các thông tin trên, bạn sẽ có khả năng quản lý Comment một cách hiệu quả trong tài liệu của mình và tận dụng tính năng mạnh mẽ này để tạo ra các tài liệu chất lượng và tiết kiệm thời gian khi làm việc.

>> Xem thêm:

• Tổng hợp 6 cách chuyển file PDF sang Word trên máy tính: Thủ thuật đơn giản nhưng hữu ích
• Cách làm nhãn vở đẹp trên Word cho bạn thỏa sức sáng tạo

Mua ngay các dòng Laptop giá tốt chính hãng tại FPT Shop để sử dụng cho công việc văn phòng, học tập hay giải trí. Tham khảo ngay tại:

• Laptop chính hãng