Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Table Excel: Đếm số lần xuất hiện, chinh phục mọi bảng dữ liệu

Video hàm đếm số lần xuất hiện

Bạn đã bao giờ “vật lộn” với hàm COUNTIF trong Table Excel chưa? Tưởng chừng đơn giản, nhưng khi thêm dữ liệu mới, kết quả lại lệch lạc đến khó hiểu! Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp bạn “giải mã” bí ẩn đó và trở thành bậc thầy COUNTIF trong Table Excel!

Thông thường, khi đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong một vùng, chúng ta thường sử dụng hàm COUNTIF với cú pháp quen thuộc:

=COUNTIF(Range, Criteria)

Trong đó:

Range: Vùng dữ liệu cần đếm.
Criteria: Giá trị cần đếm số lần xuất hiện.

Tuy nhiên, khi áp dụng hàm COUNTIF cho Table Excel, vấn đề phát sinh khi chúng ta thêm dữ liệu mới. Kết quả trả về sẽ không còn chính xác nữa. Nguyên nhân là do Table Excel tự động mở rộng vùng dữ liệu khi có thêm dữ liệu mới, dẫn đến việc hàm COUNTIF không còn đếm đúng vùng dữ liệu ban đầu.

Ví dụ:

Ban đầu, bạn có một Table Excel với 3 dòng dữ liệu và bạn sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của tên “Nguyễn Văn A”. Hàm COUNTIF hoạt động chính xác và trả về kết quả là 2.

Tuy nhiên, khi bạn thêm một dòng dữ liệu mới vào Table, hàm COUNTIF sẽ tự động mở rộng vùng dữ liệu để bao gồm cả dòng mới này. Điều này dẫn đến việc hàm COUNTIF sẽ đếm số lần xuất hiện của tên “Nguyễn Văn A” trong cả 4 dòng dữ liệu, bao gồm cả dòng mới được thêm vào. Kết quả trả về sẽ là 3, thay vì 2 như ban đầu.

Giải pháp tối ưu cho hàm COUNTIF trong Table Excel

Để khắc phục tình trạng này, chúng ta cần sử dụng một công thức COUNTIF “thông minh” hơn, có khả năng tự động điều chỉnh vùng dữ liệu khi Table Excel thay đổi.

Công thức “cứu cánh” chính là:

=COUNTIF([@[Tên cột]]:INDEX([Tên cột],1),[@[Tên cột]])

Trong đó:

[@[Tên cột]]: Đại diện cho giá trị trong cột “Tên cột” tại dòng hiện tại.
[Tên cột]: Đại diện cho toàn bộ cột “Tên cột” trong Table Excel.
INDEX([Tên cột],1): Lấy giá trị đầu tiên trong cột “Tên cột” (tức là ô đầu tiên của cột).

Công thức này hoạt động bằng cách:

Xác định vùng dữ liệu động: Thay vì sử dụng một vùng dữ liệu cố định, công thức sử dụng [@[Tên cột]]:INDEX([Tên cột],1) để xác định vùng dữ liệu từ ô đầu tiên của cột “Tên cột” đến dòng hiện tại.
Đếm giá trị trong vùng dữ liệu động: Sau đó, hàm COUNTIF sẽ đếm số lần xuất hiện của giá trị [@[Tên cột]] trong vùng dữ liệu động này.

Nhờ cách tiếp cận linh hoạt này, công thức COUNTIF sẽ luôn đếm chính xác số lần xuất hiện của một giá trị trong Table Excel, bất kể bạn có thêm bao nhiêu dữ liệu mới.

Lời kết

Với công thức COUNTIF “nâng cao” này, bạn đã có thể tự tin xử lý mọi bảng dữ liệu trong Table Excel. Hãy áp dụng ngay vào công việc của mình và chia sẻ bí quyết này đến bạn bè, đồng nghiệp nhé! Đừng quên ghé thăm “Dịch vụ lắp đặt sửa chữa 24h – service24h” để khám phá thêm nhiều mẹo hay về Excel và công nghệ thông tin hữu ích khác!