Hàm Lọc Dữ Liệu Trong Excel

Cách lọc dữ liệu trong Excel sẽ giúp bạn tìm ra được những trường hợp dữ liệu trùng nhau. Bạn có thể tìm kiếm nội dung bất kỳ khi sử dụng hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel. Từ đó, việc truy xuất thông tin cũng được thực hiện nhanh hơn. Nếu như bạn chưa biết cách làm như thế nào thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!

Có những cách lọc dữ liệu trùng nào trong Excel?

Lọc dữ liệu là điều vô cùng cần thiết trong quá trình xử lý dữ liệu bằng Excel. Sau đây sẽ là những lợi ích khi bạn biết cách lọc dữ liệu trong Excel:

  • Dễ dàng loại bỏ những thông tin trùng lặp, dư thừa, không phù hợp với một điều kiện sử dụng.
  • Tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm nội dung bất kỳ trong bảng tính.
  • Sắp xếp dữ liệu một cách khoa học, dễ đọc dễ hiểu.
  • Thu gọn được tài liệu giúp tiết kiệm bộ nhớ lưu trữ cho máy tính.

các cách lọc dữ liệu trùng trong excel

Có 2 cách lọc dữ liệu cơ bản trong Excel thường được dùng phổ biến là lọc bằng Filter và lọc bằng hàm theo điều kiện. Bạn có thể lọc các dữ liệu trùng nhau, lọc trong theo vùng hoặc lọc toàn bảng tính.

Sau khi lọc xong, trên màn hình sẽ chỉ hiển thị những thông tin mà bạn muốn giữ lại. Lúc này, bạn có thể xuất bản những hàng được hiển thị mà không cần phải sắp xếp lại toàn bộ danh sách.

Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Khi bạn nhận được một file Excel có quá nhiều dữ liệu trùng với nhau làm ảnh hưởng đến quá trình xử lý thông tin. Dưới đây sẽ là cách lọc các dữ liệu trong Excel để tìm ra những dữ liệu có cùng giá trị. Bạn cũng có thể xóa chúng đi để bảng tính trông đỡ rối mắt hơn.

Từ phiên bản 2007 trở lên, Excel đã có cải thiện công cụ lọc trùng hiệu quả mà còn đơn giản hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc ra những giá trị trùng nhau. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ bôi cột Mã hàng để thực hiện lọc.

cách lọc data trùng trong bảng tính

Bước 2: Bạn chọn tab Home, trong nhóm Styles chọn Conditional Formatting. Tiếp theo, chọn Highlight Cells Rules, rồi chọn tiếp Duplicate Value.

cách filter dữ liệu trùng trong bảng tính

Bước 3: Khi hộp thoại Duplicate Values hiện ra, bạn chọn:

  • Duplicate: Kết quả sẽ bôi các giá trị trùng nhau cùng một màu.

kết quả dữ liệu trùng sẽ được lọc ra

  • Unique: Kết quả sẽ bôi các giá trị độc nhất (không bị trùng) cùng một màu.

kết quả sẽ lọc ra các dữ liệu đang trùng nhau

Sau đó, bạn nhấn OK để xác nhận thao tác là xong. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn chọn điều kiện để lọc dữ liệu cho phù hợp.

Cách lọc dữ liệu trong bảng Excel bằng công cụ Filter

Công cụ Filter giúp bạn lọc dữ liệu theo điều kiện đưa ra. Nghĩa là kết quả sẽ hiển thị những hàng đáp ứng đúng điều kiện và ẩn những hàng không phù hợp với điều kiện.

Cách thêm công cụ Filter vào bảng tính Excel

Trước khi bắt đầu sử dụng bộ lọc, bạn cần biết 3 cách thêm công cụ Filter vào bảng tính:

Cách 1: Bạn chọn tab Data, trong nhóm Sort & Filter thì bạn nhấn chọn biểu tượng Filter.

Cách thêm công cụ Filter vào bảng tính Excel

Cách 2: Trong tab Home, bạn nhấn chọn Sort & Filter và chọn tiếp Filter.

Thêm công cụ Filter vào bảng tính Excel

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L để thiết lập bộ lọc trong Excel.

Hướng dẫn cách thêm công cụ Filter vào bảng tính Excel

Sau khi thực hiện 1 trong 3 cách trên, ở mỗi ô tiêu đề của từng cột sẽ xuất hiện dấu mũi tên hướng xuống. Như vậy là bạn đã thêm công cụ Filter thành công.

Cách lọc dữ liệu cho 1 hoặc nhiều cột cùng lúc trong bảng Excel

Muốn lọc dữ liệu, bạn làm theo các thao tác dưới đây:

Bước 1: Nhấn vào mũi tên hướng xuống của cột mà bạn muốn lọc.

Bước 2: Bạn bỏ chọn ô Select All để bỏ chọn tất cả các dữ liệu có trong cột.

cách filter data cho 1 hoặc nhiều cột cùng lúc

Bước 3: Ví dụ chúng ta muốn lọc xem mã hàng B003 có lượng tiêu thụ và lượng tồn kho bao nhiêu. Vậy thì sẽ chọn vào ô B003 và nhấn OK.

cách lọc data trùng cho các cột trong excel

Như vậy là kết quả sẽ chỉ hiển thị hàng của mã hàng B003 như hình dưới đây.

hướng dẫn cách filter data trùng

Đây là cách lọc dữ liệu trong Excel theo cột vô cùng đơn giản chỉ với 3 bước. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra được số lượng tiêu thụ và lượng tồn kho một cách chính xác. Trong trường hợp, bạn muốn lọc thêm nhiều cột, bạn chỉ cần lặp lại các bước trên cho số lượng cột mà bạn muốn.

cách lặp tiêu đề trong Excel

Cách lọc dữ liệu trống trong bảng tính Excel

Nếu trong bảng tính có nhiều ô trống làm cho bảng tính trông không được đẹp mắt. Hãy thực hiện cách lọc ô không có dữ liệu như sau:

  • Nhấn vào mũi tên của cột có chứa các ô trống.
  • Chọn ô Blanks và nhấn OK.

cách lọc dữ liệu trống trong excel

Khi lọc xong, bạn có thể kéo chọn toàn bộ, nhấn chuột phải và chọn Delete Row để xóa các hàng đó.

filter các dòng trống trong bảng tính

Chỉ đơn giản như thế là bạn đã lọc và xóa bỏ các ô rỗng một cách nhanh chóng.

Cách lọc dữ liệu dạng ký tự trong bảng Excel

Trong quá trình xử lý dữ liệu mà bạn muốn lọc cột chứa ký tự cụ thể. Bạn hoàn toàn có thể tận dụng tính năng nâng cao của bộ lọc ký tự trong Excel, gồm:

  • Equals: Lọc dữ liệu bằng với giá trị mà bạn chọn.
  • Does Not Equal: Không bằng hoặc Khác.
  • Begins With: Bắt đầu với ký tự nào đó.
  • Ends With: Kết thúc với ký tự nào đó.
  • Contains: Có chứa nội dung gì đó.
  • Does Not Contain: Không chứa nội dung gì đó.
  • Custom Filters: Nội dung tùy chọn, có điều kiện.

Trong ví dụ minh họa, giả sử chúng ta muốn lọc lấy những mã hàng bắt đầu bằng chữ T. Bạn hãy thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn nhấn vào dấu mũi tên của cột mà bạn muốn lọc dữ liệu. Tiếp theo, nhấn chọn mục Text Filters, rồi chọn tiếp Begins With.

cách lọc dữ liệu ký tự trong excel

Bước 2: Ngay lập tức hộp thoại Custom Autofilter sẽ xuất hiện, bạn nhập chữ T vào ô bên phải và nhấn OK là xong.

cách filter dữ liệu ký tự trong bảng tính

Excel sẽ lọc các ô dữ liệu bắt đầu bằng ký tự T và ẩn đi các ô dữ liệu không bắt đầu bằng ký tự T như hình.

filter dạng ký tự dữ liệu trong bảng tính

Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn có thể lọc:

  • Các ô bắt đầu hay kết thúc bằng một hay nhiều ký tự đặc biệt.
  • Các ô chứa hay không chứa một ký tự ở bất kỳ vị trí nào trong chuỗi ký tự.
  • Các ô tương đương một cách tuyệt đối hay không tương đương với một hay nhiều ký tự cụ thể.

Cách lọc dữ liệu cho cột có 2 điều kiện

Đối với những trường hợp bạn muốn lọc dữ liệu dạng ký tự nhưng có 2 điều kiện. Chẳng hạn, bạn muốn lọc mã hàng có ký tự bắt đầu là chữ N và số cuối là 1. Bạn cũng sẽ thực hiện tương tự như cách lọc dữ liệu trong Excel trên như sau:

Bước 1: Bạn cũng nhấn vào biểu tượng mũi tên và chọn mục Text Filters. Sau đó, chọn Custom Filter để đặt điều kiện lọc dữ liệu.

cách lọc data cho cột có 2 điều kiện

Bước 2: Trong hộp thoại Custom Autofilter:

  • Dòng đầu: Bạn chọn Begins with và nhập ký tự N.
  • Dòng 2: Bạn chọn Ends with và nhập ký tự 1.

Để lọc dữ liệu đạt 2 điều kiện trên, bạn chọn And và nhấn OK để xác nhận thao tác.

lọc dữ liệu cho cột có 2 điều kiện

Excel sẽ chọn lọc ra những kết quả Mã hàng có ký tự bắt đầu là N và số cuối là 1.

Cách lọc dữ liệu có tìm kiếm trong Excel

Từ Excel 2010, giao diện bộ lọc chứa hộp tìm kiếm giúp việc tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng hơn rất nhiều. Ví dụ, bạn muốn lọc tìm kiếm Kho Miền Nam, các bước làm đơn giản như sau:

  • Bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên của cột Kho.
  • Với các bảng tính có nhiều dữ liệu, bạn gõ từ khóa “Miền Nam” để hộp tìm kiếm hiển thị và chọn tất cả các kết quả khớp với từ khóa.
  • Nhấn OK.

cách filter dữ liệu tìm kiếm trong bảng tính

Bạn sẽ tìm và lọc ra được dữ liệu nhanh hơn rất nhiều so với việc kéo tìm hộp thủ công. Do đó, cách lọc dữ liệu trong Excel này rất thích hợp dùng cho bảng tính dữ liệu nhiều.

Cách lọc dữ liệu dạng số

Cách lọc dữ liệu dạng số trong Excel cho phép người dùng tìm ra được những kết quả như:

  • Lọc ra số bằng hoặc không bằng.
  • Lọc số lớn hơn, nhỏ hơn hoặc nằm trong khoảng.
  • Lọc 10 số đầu hoặc 10 số cuối.
  • Lọc các ô chứa số nhỏ hơn hoặc lớn hơn một giá trị trung bình nào đó.

Giả sử trong bài này, chúng ta muốn hiển thị Lượng tiêu thụ trên 100 và dưới 300, hãy thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấn chọn vào biểu tượng mũi tên của cột Lượng tiêu thụ. Sau đó, nhấn chọn mục Number Filters và chọn 1 trong các tùy chọn sau:

  • Equals: Bằng.
  • Does Not Equal: Không bằng hay Khác.
  • Greater Than: Lớn hơn.
  • Greater Than Or Equals To…: Lớn hơn hoặc bằng.
  • Less Than: Nhỏ hơn.
  • Less Than Or Equals To…: Nhỏ hơn hoặc bằng.
  • Between: Giữa khoảng nào đó.
  • Top 10…: 10 số đầu hoặc 10 số cuối.
  • Above Average: Trên trung bình.
  • Below Average: Dưới trung bình.
  • Custom Filters: Nội dung tùy chọn, có điều kiện.

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn Between.

cách lọc data dạng số trong trong bảng tính

Bước 2: Khi hộp thoại Custom Filter hiện ra, bạn nhập 100 vào dòng Greater Than Or Equals… và nhập 300 vào dòng Less Than Or Equals… Cuối cùng, nhấn chọn OK là hoàn thành.

filter data dạng số trong bảng tính

Bạn sẽ nhận được kết quả như hình dưới đây.

hàm lọc dữ liệu số có điều kiện trong excel

Có thể thấy, Excel đã chọn lọc ra những hàng có lượng tiêu thụ nằm trong khoảng từ 100 đến 300.

Cách lọc dữ liệu ngày tháng

Như bảng tính dưới đây có Ngày nhập hàng gồm nhiều ngày tháng năm khác nhau. Tuy nhiên, bạn muốn tìm ra những mặt hàng đã được nhập vào khoảng từ 02/11/2022 đến ngày 03/01/2023. Bạn chỉ cần làm nhanh các bước như hướng dẫn sau:

Bước 1: Nhấn chọn vào biểu tượng mũi tên của cột Ngày nhập hàng. Kế tiếp, chọn mục Date Filters và chọn Custom Filter.

cách filter dữ liệu ngày tháng

Bước 2: Trong hộp thoại Custom Autofilter:

  • Dòng đầu: Bạn chọn is after or equal to và chọn ngày 02/11/2022.
  • Dòng dưới: Bạn chọn is before or equal to và chọn ngày 03/01/2023.

Cuối cùng, hãy nhấn OK để Excel xuất kết quả.

hàm lọc dữ liệu ngày tháng có điều kiện trong excel

Tất cả các hàng có ngày nhập hàng trong khoảng thời gian từ ngày 02/11/2022 đến ngày 03/01/2023 được hiện ra.

cách lọc ngày tháng trong bảng tính

Bộ lọc ngày tháng năm trong Excel sẽ cho phép bạn lọc ra được dữ liệu trong khoảng thời gian nhất định một cách nhanh chóng. Cách này vô cùng hữu ích đối với những bảng tính chứa dữ liệu lâu năm.

Cách lọc dữ liệu theo màu sắc trong bảng tính Excel

Cách lọc dữ liệu trong Excel này sẽ giúp người dùng lọc ra được những ô dữ liệu có định dạng màu thủ công hoặc định dạng có điều kiện. Giả sử trong ví dụ minh họa này, bảng tính có các ô tô màu vàng thể hiện cho lượng tồn kho sắp hết và màu xanh là còn hàng nhiều.

cách lọc dữ liệu màu sắc trong excel

Để lọc ra những hàng có lượng tồn kho sắp hết, bạn cần thực hiện như sau:

  • Nhấn chọn vào biểu tượng mũi tên của cột Lượng tồn kho.
  • Chọn mục Filter by Color.
  • Chọn màu vàng.

hàm lọc dữ liệu màu sắc có điều kiện trong excel

Chỉ vài thao tác đơn giản là bạn đã tìm được các ô có định dạng theo màu.

Cách lọc dữ liệu trùng trong bảng Excel bằng hàm Filter

Sử dụng hàm Filter để lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn. Đồng thời lọc được các dữ liệu đúng như kết quả mong muốn. Trước tiên, bạn hãy tìm hiểu về cấu trúc của hàm =FILTER(array,include,if_empty) như sau:

  • Array (bắt buộc): Vùng dữ liệu cần lọc.
  • Include (bắt buộc): Điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.
  • If_empty (không bắt buộc): Kết quả trả về nếu không có giá trị thỏa mãn điều kiện đã chọn.

Chẳng hạn, bạn muốn lọc ra những mã hàng ở kho Miền Nam để biết lượng tiêu thụ, lượng tồn kho cũng như ngày nhập hàng. Vậy thì bạn sẽ nhập công thức là =FILTER(A1:E9,E1:E9=’miền nam’) và nhấn Enter, trong đó:

  • A1:E9: Là vùng có chứa dữ liệu cần lọc.
  • E1:E9: Là cột Kho.
  • =”miền nam”: Là chuỗi ký tự Miền Nam (Không cần phải viết hoa chính xác thì Excel vẫn trả về kết quả đúng).

hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong excel

Sau khi hoàn tất các bước sử dụng hàm Filter để lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel. Bạn sẽ nhận được kết quả trả về như hình dưới đây. Bao gồm đầy đủ các cột cho bạn dễ dàng quan sát, kiểm tra thông tin của lượng hàng tồn kho và đã tiêu thụ.

sử dụng hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong excel

Trên đây là các cách lọc dữ liệu trong Excel mà dân văn phòng nào cũng nên biết. Hy vọng những hướng dẫn của chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu được thời gian và công sức làm việc với Excel. Chúc bạn áp dụng và thực hiện thành công nhé!