Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc Với Hàm Tự Điền Dữ Liệu Trong Excel

Video hàm tự điền dữ liệu trong excel

Bạn là người thường xuyên phải làm việc với các bảng tính Excel “khổng lồ”? Việc nhập liệu thủ công khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và tốn thời gian? Đừng lo lắng, hàm tự điền dữ liệu (Autofill) trong Excel chính là “vị cứu tinh” dành cho bạn!

Tưởng tượng bạn có thể điền hàng loạt dữ liệu chỉ với vài cú click chuột đơn giản. Thật tuyệt vời phải không nào?

Trong bài viết này, Service24h sẽ “bật mí” cho bạn cách sử dụng Autofill như một chuyên gia Excel thực thụ. Hãy cùng khám phá nhé!

Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Autofill Trong Excel

Sử dụng Autofill trong Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp bạn:

Tiết kiệm thời gian: Thay vì nhập liệu thủ công cho từng ô, Autofill cho phép bạn điền dữ liệu hàng loạt một cách nhanh chóng.
Giảm thiểu sai sót: Nhập liệu thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, đặc biệt là với các bảng tính lớn. Autofill giúp bạn hạn chế tối đa tình trạng này, đảm bảo tính chính xác cho dữ liệu.
Nâng cao năng suất: Khi thời gian và sai sót được giảm thiểu, hiệu suất công việc của bạn sẽ được nâng cao đáng kể.

Các Trường Hợp Sử Dụng Autofill

Excel cho phép bạn sử dụng Autofill trong nhiều trường hợp khác nhau, bao gồm:

Điền dữ liệu tuần tự: Các giá trị số, chữ cái, ngày tháng, thứ trong tuần,… đều có thể được điền tự động một cách dễ dàng.
Sao chép công thức: Autofill không chỉ sao chép giá trị mà còn sao chép cả công thức, giúp bạn tính toán nhanh chóng trên nhiều ô dữ liệu.
Tạo danh sách tùy chỉnh: Bạn có thể tạo danh sách các giá trị thường xuyên sử dụng và dùng Autofill để điền nhanh chóng vào bảng tính.

Hướng Dẫn Sử Dụng Autofill

1. Điền Dữ Liệu Tự Động Với Các Trường Mặc Định

Excel đã được cài đặt sẵn chế độ tự động điền cho một số trường mặc định như thứ, ngày, tháng. Để sử dụng, bạn chỉ cần:

Nhập giá trị đầu tiên vào ô mong muốn.
Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải ô cho đến khi xuất hiện dấu cộng đen (+).
Nhấn giữ chuột trái và kéo xuống dưới đến ô cuối cùng bạn muốn điền.
Thả chuột, dữ liệu sẽ được tự động điền vào các ô đã chọn.

Điền dữ liệu tự động (Autofill) trong Excel

2. Tự Cài Đặt Autofill Cho Các Trường Khác

Ngoài các trường mặc định, bạn có thể tự tạo danh sách tùy chỉnh và sử dụng Autofill để điền dữ liệu. Dưới đây là 2 cách thực hiện:

Cách 1: Nhập Trực Tiếp Vào Custom List

Bước 1: Chọn File -> Options -> Advanced.
Bước 2: Trong mục General, chọn Edit Custom Lists.
Bước 3: Chọn NEW LIST -> Nhập các giá trị của danh sách, mỗi giá trị trên một dòng -> Chọn Add -> OK.

Hướng dẫn điền dữ liệu tự động (Autofill) trong Excel

Cách 2: Nhập Từ Bảng Tính Vào Custom List

Cách này phù hợp với danh sách có nhiều giá trị.

Bước 1: Chuẩn bị sẵn danh sách dữ liệu trong bảng tính.
Bước 2: Thực hiện các bước 1 và 2 như Cách 1.
Bước 3: Chọn NEW LIST -> Click vào Import list from cells -> Chọn vùng dữ liệu chứa danh sách -> Chọn Import -> OK.

Hướng dẫn điền dữ liệu tự động (Autofill) trong Excel

3. Xóa Trường Nhập Dữ Liệu Tự Động

Để xóa trường nhập dữ liệu tự động, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn File -> Options -> Advanced.
Bước 2: Trong mục General, chọn Edit Custom Lists.
Bước 3: Chọn trường muốn xóa -> Delete -> OK.

Hướng dẫn điền dữ liệu tự động (Autofill) trong Excel

Kết Luận

Autofill là một tính năng vô cùng hữu ích trong Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về Autofill. Chúc bạn thành công!