Hệ Thống Tổng đài Nội Bộ Bao Gồm Những Gì? Hoạt động Như Thế Nào?

Hệ thống tổng đài nội bộ là một phần không thể thiếu trong một doanh nghiệp. Liệu bạn đã hiểu rõ về nó? Hãy cùng tôi tìm hiểu cách hoạt động của hệ thống tổng đài nội bộ và những thành phần cần thiết trong nó.

1. Thành phần cơ bản của hệ thống tổng đài nội bộ

Tổng đài điện thoại: Đây là bộ trung tâm quan trọng, chuyên xử lý và chuyển mạch cuộc gọi và tín hiệu đàm thoại trong hệ thống.
Đường trung kế: Đây là đường line bưu điện kết nối từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng đến tổng đài.
Máy nhánh: Gồm các điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy in, máy fax và các thiết bị khác.
Hộp cáp: Đây là nơi tập trung dây tín hiệu, giúp đấu nối các thiết bị đầu cuối và đơn giản hóa công tác bảo hành, bảo trì sau này.

2. Những phụ kiện thêm trong hệ thống tổng đài nội bộ

Bộ nguồn dự phòng: Khi cúp điện, bộ nguồn dự phòng sẽ kết nối trực tiếp vào tổng đài, đảm bảo hoạt động liên tục.
Bàn giám sát DSS: Được sử dụng để nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống.
Hiển thị số gọi đến (CID): Có 3 loại hiển thị số gọi đến, tùy thuộc vào dòng tổng đài mà bạn đang sử dụng.
Tổng đài tích hợp sẵn: Hiển thị trực tiếp trên các điện thoại bàn có màn hình như Panasonic KX-TDA100D, Panasonic KX-NS300 và tổng đài IKE.
Hộp hiển thị số gọi đến độc lập: Được gắn thêm vào các tổng đài điện thoại ADSUN.
Card hiển thị số gọi đến: Dành riêng cho các dòng tổng đài không tích hợp sẵn, như tổng đài điện thoại Panasonic KX-TES824.

3. Cách hoạt động của hệ thống tổng đài nội bộ

Khi nhận tín hiệu cuộc gọi từ bên ngoài thông qua đường trung kế, tổng đài sẽ xử lý cuộc gọi đó. Có hai cách lập trình cho tổng đài:
- Đổ chuông trực tiếp: Tổng đài sẽ quy định đổ chuông cho máy nhánh trực tiếp, người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy và tiếp chuyện với khách hàng.
- Chế độ DISA: Tổng đài sẽ tự động phát ra một câu chào và hướng dẫn khách hàng thực hiện các thao tác trên điện thoại của họ để được gặp bộ phận mong muốn. Nếu trong vòng 10 giây khách hàng không thao tác, tổng đài sẽ tự động đổ chuông máy nhánh đã quy định.
Mỗi máy nhánh trong hệ thống sẽ được gán một số nhất định cho việc lập trình trên các cổng của tổng đài. Ví dụ, nếu muốn gọi từ phòng tiếp tân sang phòng kinh doanh, chỉ cần nhấc máy lên và bấm 102, tổng đài sẽ kết nối từ cổng 101 sang cổng 102 và máy nhánh 102 sẽ reo chuông.
Nếu một cuộc gọi đã kết nối và đã gặp được tiếp tân, nhưng muốn chuyển sang bộ phận khác, người tiếp tân có thể sử dụng phím flash trên điện thoại bàn và bấm số nội bộ cần chuyển. Tổng đài sẽ giữ cuộc gọi ở cổng đó và chuyển tiếp qua cổng đã được chỉ định.
Hệ thống tổng đài nội bộ cũng hỗ trợ tính năng bảo mật và quản lý, như lập cấp password cho từng máy nhánh và quy định quyền gọi ra ngoài.

Với những tính năng và cách hoạt động linh hoạt, hệ thống tổng đài nội bộ là một giải pháp tuyệt vời để cải thiện hiệu suất làm việc và giao tiếp trong doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn quan tâm đến việc lắp đặt hoặc sửa chữa tổng đài điện thoại, hãy tham khảo Dịch vụ lắp đặt sửa chữa 24h – service24h.

Liên hệ mua hàng tư vấn sản phẩm: 0888.319.798 – 0911.28.78.98