Bạn là dân văn phòng, học sinh, sinh viên hay bất kỳ ai thường xuyên làm việc với Excel? Bạn muốn tìm kiếm thông tin nhanh chóng, xử lý dữ liệu hiệu quả mà không muốn mất quá nhiều thời gian? Vậy thì bài viết này là dành cho bạn!
Hôm nay, “Dịch vụ lắp đặt sửa chữa 24h – service24h” sẽ bật mí cho bạn những “bí kíp” lọc dữ liệu trong Excel, đặc biệt là lọc tên, giúp bạn thao tác trên bảng tính như một chuyên gia thực thụ!
Lọc Dữ Liệu Trong Excel Là Gì?
Hãy tưởng tượng bạn có một danh sách dài dằng dặc hàng trăm, hàng ngàn cái tên. Việc tìm kiếm một cái tên cụ thể trong “mớ hỗn độn” đó chẳng khác nào “mò kim đá bể”. Lúc này, “vị cứu tinh” bộ lọc trong Excel sẽ xuất hiện!
Bộ lọc (Filter) cho phép bạn hiển thị thông tin theo yêu cầu, ẩn đi những dữ liệu không liên quan. Nói cách khác, nó giống như một chiếc “kính lúp”, giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Cách Thêm Bộ Lọc (Filter) Trong Excel
Có 3 cách đơn giản để thêm bộ lọc:
Cách 1: Chọn tab Data -> Sort & Filter -> Filter.
Cách 2: Chọn tab Home -> Editing -> Sort & Filter.
Cách 3: Sử dụng phím tắt “thần thánh”: Ctrl + Shift + L.
Các Kỹ Thuật Lọc Dữ Liệu Trong Excel
1. Lọc Một Vùng Dữ Liệu
- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc (nhớ đặt tiêu đề cho mỗi cột).
- Bước 2: Chọn Filter.
- Bước 3: Click mũi tên ở cột cần lọc, chọn Text Filters (cho dữ liệu chữ) hoặc Number Filters (cho dữ liệu số).
- Bước 4: Chọn phép so sánh (ví dụ: Between để lọc giá trị nằm giữa hai giới hạn).
- Bước 5: Nhập khoảng giới hạn cần lọc -> OK.
2. Lọc Dữ Liệu Trong Bảng Excel
- Bước 1 & 2: Thực hiện tương tự như trên.
- Bước 3: Bỏ chọn Select All, tích vào các ô cần lọc.
- Bước 4: Chọn OK.
3. Lọc Dữ Liệu Trùng Trong Excel
a) Excel 2019, 2016, 2013
- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu -> Data -> Remove Duplicates.
- Bước 2: Chọn Select All (lọc tất cả) hoặc bỏ chọn để lọc theo trường cụ thể -> OK.
- Bước 3: Xác nhận số lượng dữ liệu trùng, đã xóa -> OK.
b) Excel 2010, 2007
- Cách 1: Sử dụng Conditional Formatting
- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu.
- Bước 2: Home -> Conditional Formatting -> Highlight Cells Rules -> Duplicate Values.
- Bước 3: Chọn màu sắc để đánh dấu dữ liệu trùng -> OK.
- Cách 2: Sử dụng Remove Duplicate
- Bước 1 & 2: Tương tự như Excel 2019, 2016, 2013.
c) Excel 2003
- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu.
- Bước 2: Chọn Conditional Formatting -> New Rule.
- Bước 3: Chọn Use formula to determine which cells to format. Nhập công thức lọc vào Format values where this format is true -> OK.
4. Tìm Kiếm Dữ Liệu Trong Excel
a) Sử dụng Find and Replace
- Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu.
- Bước 2: Nhấn Ctrl + F -> nhập dữ liệu vào Find What -> Find All.
b) Sử dụng Auto Filter
- Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu -> Data -> Filter.
- Bước 2: Nhập dữ liệu vào ô lọc -> OK.
c) Tìm Kiếm Trên Nhiều Sheet
- Bước 1: Nhấn Ctrl + F -> nhập dữ liệu vào Find What.
- Bước 2: Chọn Options -> Within: chọn Wordbook -> Find All.
Lọc Tên Trong Excel
Để lọc tên, bạn có thể áp dụng các kỹ thuật lọc dữ liệu đã nêu trên. Ví dụ, bạn có thể:
- Lọc tên theo chữ cái đầu tiên.
- Lọc tên chứa một cụm từ nào đó.
- Lọc tên trùng lặp.
Kết Luận
“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Nắm vững các kỹ thuật lọc dữ liệu trong Excel, đặc biệt là lọc tên, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc một cách đáng kể.
Hãy thử áp dụng ngay những “bí kíp” mà “Dịch vụ lắp đặt sửa chữa 24h – service24h” chia sẻ và chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi nhé!