Cách tạo chữ ký điện tử trong Word nhanh chóng, đơn giản

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc ký kết văn bản điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Và để giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký điện tử trong Word một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hãy cùng Dịch vụ lắp đặt sửa chữa 24h – service24h khám phá 3 phương pháp đơn giản, hiệu quả để tạo chữ ký điện tử trên Word, giúp bạn ký kết tài liệu một cách chuyên nghiệp và tiện lợi.

Nội dung chính

## 1. Tạo chữ ký điện tử bằng chuột

Phương pháp này cho phép bạn tạo chữ ký điện tử trực tiếp trên Word chỉ với vài thao tác chuột đơn giản.

Bước 1: Chọn kiểu bút và tùy chỉnh

• Trên thanh Menu, chọn Draw.
• Chọn kiểu bút phù hợp với sở thích của bạn.
• Điều chỉnh kích cỡ (size) và màu sắc (color) của nét vẽ.

Bước 2: Vẽ chữ ký

• Di chuyển chuột đến vị trí cần ký trên văn bản.
• Giữ chuột trái và vẽ chữ ký theo ý muốn.

Bước 3: Căn chỉnh

• Nhấp chuột vào chữ ký để căn chỉnh kích thước và vị trí cho phù hợp.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy chức năng “Draw” trên thanh công cụ, bạn có thể thêm vào bằng cách:

• Cách 1: Nhấp chuột phải vào Review > Customize the Ribbon > Tìm và thêm Draw vào menu.
• Cách 2: Vào File > Options > Customize Ribbon > Chọn All Commands > Tìm và thêm Draw vào menu.

## 2. Tạo chữ ký điện tử bằng cách scan ảnh

Cách này giúp bạn tạo chữ ký điện tử giống với chữ ký tay thật của mình.

Bước 1: Ký tay lên giấy

• Chuẩn bị một tờ giấy trắng và ký tên lên đó.

Ký tên lên giấy trắng

Bước 2: Scan chữ ký

• Sử dụng máy scan hoặc ứng dụng scan trên điện thoại để scan chữ ký và lưu dưới dạng file JPEG.
• Mở file Word cần ký, chọn Insert > Picture để chèn ảnh chữ ký vào.

Bước 3: Loại bỏ background cho ảnh chữ ký

• Nhấp chuột vào ảnh chữ ký, chọn Picture Format > Corrections > Picture Corrections Options.
• Điều chỉnh nền ảnh bằng cách tăng Contract, Brightness và Sharpen đến khi nền chuyển sang màu trắng.

Chọn Picture Corrections Options

• Đồng bộ màu nền của ảnh với văn bản (nếu cần) bằng cách:
  • Chọn Set Transparent Color > Nhấp chuột vào nền ảnh để đồng bộ màu.
  • Căn chỉnh lại chữ ký cho ưng ý.

Chọn mục [Set transparent color] để đồng bộ màu

## 3. Tạo chữ ký điện tử thông thường (không nháy)

Bước 1: Mở file Word và đặt con trỏ chuột

• Mở file Word cần tạo chữ ký.
• Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần ký.

Bước 2: Chọn Signature Line

• Trên thanh công cụ, chọn Insert > Signature Line.

Đặt chuột tại trí cần ký và chọn [Insert]

Bước 3: Tạo chữ ký

• Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu trong cửa sổ Signature Setup:
  • Suggested signer: Họ và tên người ký.
  • Suggested signer’s title: Chức vụ người ký.
  • Suggested signer’s email address: Địa chỉ email người ký.
• Chọn OK để tạo chữ ký.

## Những câu hỏi thường gặp về chữ ký điện tử trong Word

1. Xóa chữ ký điện tử đã chèn như thế nào?

Chọn chữ ký và nhấn phím Backspace hoặc Delete.

2. Nên dùng phần mềm nào để scan chữ ký điện tử?

Bạn có thể sử dụng ứng dụng CamScanner trên điện thoại để scan chữ ký miễn phí.

3. Xóa nền chữ ký đã chèn vào Word bằng cách nào?

Sử dụng tính năng xóa nền trên Word hoặc các ứng dụng hỗ trợ khác. Lưu ý, thao tác này có thể làm mờ chữ ký.

4. Chữ ký điện tử tự tạo trên Word có giá trị pháp lý không?

Hiện tại, pháp luật Việt Nam chỉ công nhận chữ ký tay hoặc chữ ký số được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền. Do đó, chữ ký điện tử tự tạo trên Word không có giá trị pháp lý.

Chữ ký điện tử trên Word có giá trị pháp lý không?

## Giải pháp thay thế tối ưu: Chữ ký số VNPT

Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho tài liệu, bạn nên sử dụng chữ ký số VNPT. Đây là giải pháp được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin dùng với các ưu điểm:

• Tiện lợi: Ký kết văn bản điện tử mọi lúc, mọi nơi.
• Tiết kiệm: Giảm thiểu chi phí in ấn, đi lại, chuyển phát.
• An toàn: Đảm bảo tính bảo mật thông tin và giá trị pháp lý.

Đặc biệt, VNPT SmartCA cho phép bạn ký số từ xa, tích hợp trực tiếp với Word và hỗ trợ ký số miễn phí trên nhiều cổng dịch vụ công trực tuyến.

SmartCA VNPT

Kết luận

Trên đây là 3 cách tạo chữ ký điện tử trong Word đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ với Dịch vụ lắp đặt sửa chữa 24h – service24h để được tư vấn chi tiết hơn.