Hướng Dẫn Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Bằng Hàm Cực Kỳ Đơn Giản

Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi phải gõ từng con số một cách thủ công cho cột số thứ tự (STT) trong Excel? Đừng lo lắng, bởi vì bài viết này sẽ “mách nhỏ” cho bạn cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm vô cùng nhanh chóng và hiệu quả. Hãy cùng Service24h khám phá ngay nhé!

Tại Sao Nên Sử Dụng Hàm Để Đánh Số Thứ Tự?

Tưởng tượng bạn đang xử lý một bảng dữ liệu khổng lồ với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn dòng. Việc nhập số thứ tự thủ công không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót.

Sử dụng hàm để đánh số thứ tự sẽ giúp bạn:

Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì gõ từng số, bạn chỉ cần nhập công thức một lần duy nhất và sao chép cho các ô còn lại.
Hạn chế sai sót: Loại bỏ hoàn toàn nguy cơ nhập sai số thứ tự, đặc biệt là khi bạn phải làm việc với bảng tính lớn.
Tự động cập nhật: Khi bạn thêm, bớt hoặc sắp xếp lại dữ liệu, số thứ tự sẽ tự động cập nhật mà không cần phải chỉnh sửa thủ công.

Các Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Bằng Hàm

Dưới đây là tổng hợp các cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm, từ đơn giản đến phức tạp, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng:

1. Đánh Số Thứ Tự Bằng Hàm SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL là “cứu tinh” cho bạn khi cần chỉnh sửa, thêm/bớt các hàng dữ liệu mà không muốn mất thời gian cập nhật lại cột STT.

Các bước thực hiện:

Nhập công thức: Tại ô đầu tiên cần đánh STT (ví dụ ô A2), nhập công thức =SUBTOTAL(3,$B$2:B2) (giả sử ô B2 là ô đầu tiên của cột dữ liệu).
Nhập hàm SUBTOTAL tại ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Sao chép công thức: Sao chép công thức từ ô A2 và dán vào các ô tiếp theo trong cột STT.
Sao chép công thức để đánh số thứ tự các ô còn lại

Giải thích:

SUBTOTAL(3,$B$2:B2): Hàm SUBTOTAL với tham số đầu tiên là 3 (tương đương với hàm COUNTA) sẽ đếm số ô chứa dữ liệu trong vùng được chọn.
$B$2:B2: Vùng dữ liệu được chọn, trong đó $B$2 là ô cố định và B2 là ô sẽ tự động thay đổi khi sao chép công thức.

Ưu điểm:

Đơn giản, dễ sử dụng.
Tự động cập nhật STT khi thêm/bớt hàng.

2. Đánh Số Thứ Tự Bằng Hàm ROW

Hàm ROW là một hàm cơ bản trong Excel, giúp xác định số thứ tự của hàng.

Các bước thực hiện:

Nhập công thức: Tại ô đầu tiên cần đánh STT (ví dụ ô A2), nhập công thức =ROW()-1.
Nhập công thức hàm ROW từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Sao chép công thức: Sao chép công thức từ ô A2 và dán vào các ô tiếp theo trong cột STT.
Sao chép công thức để đánh số thứ tự các ô còn lại

Giải thích:

ROW(): Hàm ROW trả về số thứ tự của hàng hiện tại (trong ví dụ này là hàng 2).
-1: Trừ đi 1 để bắt đầu STT từ 1.

Ưu điểm:

Cực kỳ đơn giản, dễ nhớ.
Phù hợp với bảng dữ liệu không thay đổi nhiều.

3. Đánh Số Thứ Tự Bằng Hàm COUNTA

Hàm COUNTA giúp đếm số ô chứa dữ liệu, từ đó tạo STT dựa trên số lượng dữ liệu thực tế.

Các bước thực hiện:

Nhập công thức: Tại ô đầu tiên cần đánh STT (ví dụ ô A2), nhập công thức =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2)).
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Sao chép công thức: Sao chép công thức từ ô A2 và dán vào các ô tiếp theo trong cột STT.
Sao chép và dán công thức vào các ô cần đánh số thứ tự

Giải thích:

COUNTA($B$2:B2): Hàm COUNTA sẽ đếm số ô chứa dữ liệu trong vùng $B$2:B2.
IF(ISBLANK(B2),"",...): Kiểm tra xem ô B2 có trống hay không. Nếu trống, trả về giá trị rỗng, ngược lại, trả về kết quả của hàm COUNTA.

Ưu điểm:

Chỉ đánh STT cho các hàng có dữ liệu.
Phù hợp với bảng dữ liệu có nhiều ô trống.

4. Đánh Số Thứ Tự Bằng Hàm AGGREGATE

Hàm AGGREGATE là một hàm mạnh mẽ, cho phép bạn thực hiện các phép tính trên một vùng dữ liệu, bao gồm cả việc đánh STT tự động cập nhật.

Các bước thực hiện:

Nhập công thức: Tại ô đầu tiên cần đánh STT (ví dụ ô A2), nhập công thức =AGGREGATE(3,5,$B$2:B2).
Nhập công thức hàm ROW từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Sao chép công thức: Sao chép công thức từ ô A2 và dán vào các ô tiếp theo trong cột STT.
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT

Giải thích:

AGGREGATE(3,5,$B$2:B2): Hàm AGGREGATE với tham số đầu tiên là 3 (tương đương hàm COUNTA), tham số thứ hai là 5 (bỏ qua các giá trị ẩn) sẽ đếm số ô chứa dữ liệu trong vùng $B$2:B2, kể cả khi bạn ẩn/hiện các hàng.

Ưu điểm:

Tự động cập nhật STT khi thêm/bớt/ẩn hàng.
Linh hoạt, cho phép tùy chỉnh chức năng.

5. Đánh Số Thứ Tự Bằng Hàm SEQUENCE (Excel 365)

Hàm SEQUENCE là một hàm mới trong Excel 365, cho phép tạo dãy số tự động theo hàng hoặc cột.

Các bước thực hiện:

Nhập công thức: Tại ô đầu tiên cần đánh STT, nhập công thức =SEQUENCE(n) để đánh số theo hàng dọc (n là số hàng cần đánh) hoặc =SEQUENCE(1,n) để đánh số theo hàng ngang (n là số cột cần đánh).
Nhập công thức từ ô đầu tiên của cột cần đánh STT
Sao chép công thức (nếu cần): Sao chép công thức nếu bạn muốn đánh STT cho nhiều hàng/cột.

Giải thích:

SEQUENCE(n): Tạo dãy số từ 1 đến n theo hàng dọc.
SEQUENCE(1,n): Tạo dãy số từ 1 đến n theo hàng ngang.

Ưu điểm:

Đơn giản, dễ sử dụng, đặc biệt với Excel 365.
Linh hoạt, tạo dãy số theo hàng hoặc cột.

Lời Kết

Trên đây là 5 cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm đơn giản và hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để áp dụng vào công việc hàng ngày. Đừng quên ghé thăm Service24h thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thủ thuật Excel thú vị khác nhé!